Jak nepálit čas a peníze na správu sociálních sítí? Pomůže nástroj na projektové řízení | Media Heroes

Jak nepálit čas a peníze na správu sociálních sítí? Pomůže nástroj na projektové řízení

Tým Media Heroes Sociální sítě

„Už zase? Vždyť jsem příspěvek na Facebook přidával(a) před týdnem!“ Máte z toho husí kůži? Ale kdeže… Správa sociálních médií nemusí být takový strašák, když máte dobrého pomocníka – aplikaci na řízení projektů, která vám nahradí e-mail, excel, WhatsApp, Google dokumenty a další nástroje. Šablony vám ušetří čas při plánování kampaní, termíny zajistí, že na nic nezapomenete, a time tracking ukáže, na čem pálíte zbytečně moc času.

Co je nástroj na projektové řízení

Začněme od píky. Znáte Freelo, Asanu, Trello nebo Basecamp? Jsou to nástroje, které pomáhají firmám i jednotlivcům efektivně organizovat práci, komunikovat a šetřit čas a peníze. Jednoduše v nich řídíte projekty od marketingových kampaní přes tvorbu nového webu až po stavbu domu nebo svatbu. Všechno máte na jednom místě, můžete v appce přímo spolupracovat s týmem, zadávat úkoly, jejich řešitele i termín splnění, nebo si dokonce hlídat časový a finanční budget.

A protože se trendy sociálních sítí neustále mění, je dobré držet krok a práci si co nejvíc usnadnit. Třeba právě takovouhle appkou.

Ukázka marketingového projektu s úkoly v nástroji Freelo.

Proč nutně potřebujete na správu sociálních sítí nástroj na projektové řízení?

  1. Kampaně řídíte a kontrolujete jako celek na jednom místě, takže šetříte čas a peníze, protože nemusíte dohledávat informace na více platformách,
  2. komunikujete efektivně s celým týmem včetně externistů a kdykoli dohledáte historii diskuze,
  3. díky termínům a připomínkám nezapomenete na důležitou akci nebo třeba tematický mezinárodní den,
  4. máte přehled v naplánovaných příspěvcích,
  5. nevzniká chaos v příspěvcích, pokud máte více správců sociálních sítí,
  6. hlídáte si čerpání rozpočtu,
  7. víte, kolik času trávíte nad konkrétními úkoly,
  8. můžete si psát poznámky třeba k fanouškům, se kterými na sociálních sítích často komunikujete,
  9. spolupráce s influencery přehledně včetně dohodnutých podmínek,
  10. nápady (a že jich určitě máte!) odkládáte přímo k projektu do nástroje,
  11. všechny opakující se postupy máte uložené v šablonách a můžete je kdykoli obnovit (třeba procesy při zadávání placené reklamy na FB nebo při pravidelné kampani, FB a IG soutěži apod.),
  12. zaznamenáváte si a vyhodnocujete v průběhu výsledky kampaní.

7 tipů, jak v marketingu použít nástroj na řízení projektů (nejen na správu sociálních sítí)

A teď už prakticky. Mysleli jste si, že software na projektové řízení není nic pro markeťáky? Chyba lávky. Ten je pro marketingovou sféru jako dělaný. Mrkněte se, jak s takovým nástrojem pracují třeba markeťáci z Grizly.cz, Rybízák.cz, Autocentra BARTH nebo dobročinného e-shopu Pet Heroes.

„Freelo mi pomáhá v plánování příspěvků tak, aby se mi nepřekrývaly a aby byly rovnoměrně rozložené. Abych na nic nezapomněla, používám připomínky a notifikace na termíny. A skvělé jsou také diskuze. Když potřebuju znát názor někoho z týmu, tak stačí napsat komentář, uživatele označit, případně přidat nějaký screen. Vše je to pak na jednom místě.“
Dorota Cikánová, správce sociálních sítí, Freelo.io

1.Obsahový kalendář na plánování příspěvků

Chaos v naplánovaných příspěvcích na Facebooku nebo Instagramu možná znáte. Tak si dáte poznámku do kalendáře, text do wordu, grafiku dohledáváte v mailu. Ale no ták, vždyť můžete mít všechno na jednom místě – v nástroji na projektové řízení. Prakticky z Freela:

  • V marketingovém projektu si založíte To-Do list s názvem Obsahový kalendář. Do něj pak zakládáte úkoly s konkrétním názvem příspěvku (třeba Podcast s Karlem Dytrychem). Podúkoly můžete využít pro jednotlivé sociální sítě (facebook, instagram, twitter,…), vkládat si tam přímo texty k postům, grafiku, konzultovat to s kolegy a kdykoli se k tomu vrátit. Úkoly z To-Do listu se vám rovnou propíšou do kalendáře, kde máte plán svých sociálních sítí jako na dlani.

To-Do list Obsahový kalendář s naplánovanými příspěvky.

Propsané úkoly z To-Do listu v kalendáři ve Freelu.

2.Šablony, které šetří čas

Některé procesy se opakují – třeba příprava na offline marketingovou akci, launch nového produktu, každoroční vánoční kampaň, soutěže, založení FB a IG profilu pro klienta…. Na nic nezapomenout, to je občas pěkný oříšek. Přesně proto tady jsou šablony a checklisty. Kdykoli potřebujete, šablonu jednoduše zduplikujete a pak už jedete v podstatě na autopilota. Navíc to za vás může kdykoli vzít kolega, protože ví přesně, jaký je postup, aniž byste mu to museli vysvětlovat. Šablony nejenže šetří práci a čas, ale taky ta radost z odškrtnutého úkolu!

Pár příkladů:

Šablona k zavedení nové kolekce v dobročinném obchůdku Pet Heroes.

Šablona Media Heroes pro založení Business Managera a FB stránky pro klienta. Pro nového klienta stačí šablonu zduplikovat.


Mimochodem, šablona je perfektní také třeba pro onboarding nového zaměstnance. Mrkněte, jak si s tím poradili v Autocentru BARTH:


Šablona Autocentra BARTH pro nábor nového zaměstnance do IT oddělení.

Dobrý nástroj na projektové řízení má celou knihovnu šablon, kterou jednoduše aplikujete na své projekty. Třeba české Freelo nabízí checklisty z oblasti marketingu, HR, sales, zákaznické péče a dalších. Podobným směrem se vydává i zahraniční Asana:

Ukázka šablony v Asana knihovně k marketingové kampani. 

3.Přehledná diskuze přímo pod úkolem (s týmem i externisty)

Typicky – komunikace s externím grafikem, PPC specialistou, copywriterem nebo influencerem, se kterým spolupracujete. Zadáte jim úkol přes e-mail, výsledek pošlou na Messenger, odkud to přepošlete svému týmu do Slacku. Chaotická komunikace rozházená po všech čertech je poměrně běžnou praxí. Naštěstí existuje řešení – jak jinak než software na řízení projektů.

Třeba takový e-shop Grizly.cz. Zakladatel Dominik Píchal rozjížděl podnik doma v pokojíčku, dneska má stovku zaměstnanců a půlmiliardové roční tržby. Pro jejich marketing už je Freelo nutností, třeba i proto, aby nedocházelo k nejasnostem a veškerá komunikace celého týmu a její historie byla na jednom místě.

Ukázka komunikace markeťáků e-shopu Grizly.cz s grafikem ohledně bannerů.

Komunikace týmu Grizly.cz o zavedení nového produktu.

Timetracking ukáže, na čem marníte čas

Jak dlouho vám průměrně trvá napsat text k FB postu? Kolik hodin připravoval grafik banner? Nemáte zbytečně dlouhé porady? Měření času nad úkoly je už dneska vskutku nutnost, ať už řídíte jakýkoli projekt. Velká část nástrojů na projektové řízení to umožňuje – buď mají vlastní stopky přímo v aplikaci (třeba Freelo – v rámci všech tarifů včetně Free tarifu), nebo to řešíte integrací (třeba Basecamp – pouze v placených tarifech).

Využití je pak celá řada. Třeba nástroj Monday umožňuje porovnání naměřeného času u jednoho úkolu u různých uživatelů:


Ukázka time trackingu v nástroji Monday.

Hlídání rozpočtů - už žádné tabulky v excelu

Omezený budget na marketingovou kampaň určitě všichni znáte. Snažíte se ve výdajích udržet přehled v excelu, ale občas je to dost „od oka“. Nástroje na projektové řízení mají ale takovou skvělou vychytávku – nastavíte lidem v týmu hodinovou mzdu, na projektu stanovíte maximální rozpočet a tadá. Když všichni poctivě trackují čas na úkolech, tak přesně vidíte, jak jste na tom se svým budgetem.

Nastavený rozpočet a časový fond ve Freelu.

Marketingové kampaně jako na dlani

Zadání, řízení a kontrola kampaní na jednom místě. Díky tomu na nic nezapomenete a máte přehled, kdo na čem pracuje a v jakém to je stavu. Konkrétní řešitelé u úkolů jsou mimochodem skvělá věc – každý ví, za jaký úkol je zodpovědný, a nepřehazují se kompetence jako horký brambor. Stejně tak můžete v appce evidovat průběh a výsledky kampaní spuštěných v Business Managerovi, Google Ads a dalších platformách.

Takhle si udržují přehled nad kampaněmi třeba markeťáci z Autocentra BARTH nebo e-shopu Rybízák.cz:

Ukázka naplánované majálesové kampaně skupiny BARTH.

Ukázka naplánované prvomájové kampaně e-shopu Rybízák.cz.

Opakované úkoly připomenou pravidelnou akci

Každý rok vánoční kampaň, každý měsíc kampaň a promo kód s influencerem, každý týden vyhodnocení PPC kampaně, dvakrát týdně příspěvek na facebook a instagram. Úkolů, které se opakují, je vlastně celoročně docela dost. Aby vám nic neuteklo, existují ve většině nástrojů na projektové řízení takzvané opakované úkoly. Jednoduše si nastavíte, kdy vám má spolu s připomínkou vyskočit.

Ukázka nastavení opakovaného úkolu ve Freelu.

Závěrem

Na sociálních médiích frčí v Česku více než polovina obyvatel starších 16 let. A to už je pěkná řádka potenciálních zákazníků a fanoušků. Proto je fajn nepodceňovat jejich sílu a věnovat jim nějaký čas. S nástrojem na projektové řízení ale toho času bude naštěstí o poznání méně. :)

„Freelo používáme již 4. rokem a jsme nad míru spokojeni. Pomáhá nám s organizací práce, komunikací na všech projektech a stovkách úkolů najednou. Přehledně, systematicky, a to interně, ale i s klientem. Odpadla nám díky tomu často nepřehledná komunikace po e-mailu. Skvělá funkce je také možnost přepnutí výpisu do kanbanu, kterou využíváme například na vývoj nebo na specifické projekty.“
Michal Hanč, Chief executive hero, Media Heroes

Článkem vás provedlo Freelo, nástroj na řízení projektů, který pomáhá týmům efektivně organizovat práci a komunikovat. V Česku má přes 60 tisíc uživatelů a se svými praktickými funkcemi postupně dobývá i zahraniční trh.

Pošlete signál

Signál Media Heroes